Permanent Position (25h per week)

POSITION SUMMARY

Under the supervision of the Executive Director, the Administrative Assistant provides administrative and financial support to the organization. The Administrative Assistant contributes to the smooth day-to-day operation of the organization, including file management, payroll processing, accounts payable, and compliance with administrative and financial procedures.

ACTIVITIES AND RESPONSIBILITIES

a) Administrative Duties

• Provides reception services and responds to telephone calls, emails and general inquiries.
• Formats and prepares documents, letters, reports, forms and correspondence.
• Performs filing, archiving and management of administrative, financial and employee files.
• Maintains the organization’s records and files.
• Prepares meetings, notices, agendas, documents and minutes, as well as the meeting room and refreshments.
• Orders office supplies and maintains inventory records.
• Works collaboratively with management and the team to facilitate the day-to-day operation of services.
• Maintains professional and respectful communication with employees, individuals served, families, suppliers, partners and external organizations.
• Complies with confidentiality and personal information protection policies, as well as the organization’s internal procedures.
• Works with management to prepare for the Ministry’s annual inspection.
• Reviews the finances of program participants and provides a report to management.
• Participates in the continuous improvement of administrative procedures.

b) Payroll Administration

Payroll Processing

• Collects, reviews and verifies data related to hours worked from all departments, ensuring compliance with collective agreements and applicable policies.
• Enters data related to hours worked, including payroll adjustments and necessary corrections.
• Performs the complete computerized payroll process, including payroll verification and processing.
• Processes employee pay statements and all documents required for direct deposit, audits, preparation and processing of all necessary payroll adjustments.
• Processes new employee files, terminations, status changes, as well as increases related to anniversaries, vacation and/or salary.
• Implements changes to collective agreements, including required retroactive payments.
• Maintains current salary scales.
• Prepares government remittances and other payroll-related deductions in accordance with established procedures.
• Tracks vacation and other leaves.
• Prepares and distributes T4 slips.
• Maintains the confidentiality of employee and compensation information.

c) Accounts Payable

• Receives, verifies, codes and records supplier invoices.
• Reconciles invoices with purchase orders and supporting documentation when required.
• Prepares supplier payments and performs necessary follow-ups.
• Ensures the filing and retention of invoices and supporting documentation.
• Records automatic payments, such as group insurance, rent, etc.
• Prepares and submits various claims, such as those related to the Respite Program and Passport Program.
• Processes payments and submits the appropriate reports to external organizations, including Employment Insurance, WSIB, pension plans, union dues, benefits providers and others, as required.

d) Accounting and Financial Support

• Prepares and records accounting entries.
• Performs bank account reconciliations.
• Prepares monthly financial reports.
• Prepares specific documentation related to various types of leave, including Employment Insurance, maternity leave, sick leave and long-term disability leave.
• Prepares annual reports, such as the Registered Charity Information Return and GST Return.
• Assists with the preparation of the annual budget and budget monitoring.
• Prepares documents and assists auditors during the audit process.
• Prepares various administrative and financial reports at the request of management.
• Ensures compliance with the organization’s financial policies and procedures.
• Prepares permit applications, tracks sales and prepares reports for various fundraising activities.
• Performs any other related administrative or accounting duties necessary for the smooth operation of the organization.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• College diploma in Accounting or university degree in Business Administration, Commerce or a related field.
• Minimum of two (2) years of accounting experience.
• Good knowledge of Microsoft Office software, particularly Word and Excel.
• Knowledge of Easy Pay and SAGE 50 software.
• Excellent oral and written communication skills in both French and English.
• Excellent organizational skills and attention to detail.
• Ability to meet deadlines and manage multiple priorities simultaneously.
• Discretion and strict adherence to confidentiality.
• Ability to work independently, exercise sound judgment and demonstrate a strong sense of responsibility.
• Ability to organize work and work with minimal supervision.

Salary: $ 25.98 to $28.05 per hour as per the salary scale

• Comprehensive Benefits Package
• Flexible hours
• Work location: Hearst Community Living

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Poste permanent (25h par semaine)

Sous la supervision de la direction générale, l’adjointe administrative assure le soutien administratif et financier de l’organisme. Elle contribue au bon fonctionnement quotidien de l’organisation, à la gestion des dossiers, au traitement de la paie et des comptes fournisseurs, ainsi qu’au respect des procédures administratives et financières.

ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS

Tâches administratives

• Assure l’accueil et réponds aux demandes téléphoniques, courriels et demandes générales.
• Effectue la mise en page et la préparation de documents, lettres, rapports, formulaires et correspondances.
• Effectue le classement, l’archivage et la gestion des dossiers administratifs, financiers et des employés.
• Tiens à jour les registres et dossiers de l’organisme.
• Prépare les réunions, convocations, ordres du jour, documents et procès-verbaux, salle de rencontre et collation.
• Commande les fournitures de bureau et assure le suivi des inventaires.
• Collabore avec la direction et l’équipe afin de faciliter le fonctionnement quotidien des services.
• Maintien une communication professionnelle et respectueuse avec les employés, les personnes desservies, les familles, les fournisseurs, les partenaires et les organismes externes.
• Respecte les politiques de confidentialité, de protection des renseignements personnels et les procédures internes de l’organisme.
• Collabore avec la direction pour la préparation de l’inspection annuelle du Ministère.
• Fais la vérification des finances des participants et des participantes et remets un rapport à la direction.
• Participe à l’amélioration continue des procédures administratives.

Gestion de la paie

Traitement de la paie

• Recueille, examine et vérifie les données relatives aux heures travaillées provenant de tous les services, en veillant au respect des conventions collectives et des politiques en vigueur.
• Saisis les données relatives aux heures travaillées, y compris les ajustements de paie et les corrections nécessaires.
• Effectue le traitement informatisé complet de la paie, y compris la vérification de la paie et le traitement de la paie.
• Traite les relevés de paie des employés ainsi que tous les documents requis pour le dépôt direct, les vérifications, la préparation et le traitement de tous les ajustements nécessaires à la paie.
• Traite les dossiers des nouveaux employés, les cessations d’emploi, les changements de statut ainsi que les augmentations liées aux anniversaires, aux vacances et/ou au salaire.
• Mets en œuvre les modifications apportées aux conventions collectives, y compris les paiements rétroactifs nécessaires.
• Maintiens les échelles salariales à jour.
• Prépare les remises gouvernementales et autres retenues liées à la paie, selon les procédures établies.
• Effectue le suivi des vacances et autres congés.
• Prépare et distribue les feuillets T4.
• Assure la confidentialité des renseignements relatifs aux employés et à leur rémunération.

Comptes fournisseurs et payables

• Reçois, vérifie, code et enregistre les factures des fournisseurs.
• Effectue le rapprochement entre les factures, les bons de commande et les pièces justificatives lorsque requis.
• Prépare les paiements aux fournisseurs et effectue les suivis nécessaires.
• Assure le classement et la conservation des factures et documents justificatifs.
• Comptabilise les paiements automatiques, tels que l’assurance-groupe, le loyer, etc.
• Prépare et soumets les différentes réclamations telles que pour le Programme de répit et le Programme Passeport.
• Effectue les paiements et transmet les rapports appropriés aux organismes externes, notamment, l’assurance-emploi, la WSIB/CSPAAT, le régime de retraite, les cotisations syndicales, les fournisseurs d’avantages sociaux et autres, au besoin.

Soutien comptable et financier

• Prépare les écritures et effectue les écritures comptables.
• Effectue les conciliations des comptes bancaires.
• Prépare les rapports financiers mensuels.
• Prépare les documents particuliers liés aux différents types de congés, notamment l’assurance-emploi, le congé de maternité, le congé de maladie et le congé d’invalidité de longue durée.
• Prépare les rapports annuels tels que la Déclaration des renseignements des organismes de bienfaisance et la Déclaration de TPS.
• Collabore à la préparation du budget annuel et au suivi budgétaire.
• Prépare les documents et assiste les vérificateurs lors de leur vérification.
• Prépare différents rapports administratifs et financiers à la demande de la direction
• Assure le respect des politiques et procédures financières de l’organisme.
• Fais les demandes de permis, suivis des ventes et rapports des différentes activités de collectes de fonds.
• Effectue toute autre tâche administrative ou comptable connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’organisme.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Diplôme collégial en comptabilité ou diplôme universitaire en administration des affaires, en commerce ou dans un domaine connexe.
• Minimum de deux (2) années d’expérience en comptabilité.
• Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Word et Excel.
• Connaissance du logiciel Easy Pay et SAGE 50.
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français et en anglais.
• Excellente organisation et souci du détail.
• Capacité à respecter les échéanciers et à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Discrétion et respect rigoureux de la confidentialité.
• Autonomie, jugement et sens des responsabilités.
• Capacité à organiser son travail et à travailler avec un minimum de supervision.

Salaire: 25.98 $ à 28.05 $ per heure selon la grille salariale en vigueur

• Ensemble complet d’avantages sociaux
• Horaire flexible
• Lieu de travail: Intégration Communautaire Hearst