L’Université de Hearst et ses trois campus sont situés sur le territoire du Traité no 9, plus précisément sur les terres ancestrales des Premiers Peuples ojibwés, cris et oji-cris du Nord-Est ontarien.

VOUS SOUHAITEZ CONTRIBUER À UN ÉTABLISSEMENT D’ENSEIGNEMENT DYNAMIQUE, INNOVATEUR, FLEXIBLE ET OÙ LES RELATIONS HUMAINES SONT AU CŒUR DES DÉCISIONS ?

Sous la supervision du vice-rectorat à l'enseignement et à la recherche, la ou le Registraire joue un rôle stratégique dans le développement académique de l'Université de Hearst. Cette personne est responsable de l’ensemble des opérations entourant l’admission, l’inscription, la gestion des dossiers étudiants et de l’application des règles académiques issues des régimes d’études et pertinentes au bon fonctionnement de l’Université. Elle est également responsable de la supervision des activités du Bureau de la recherche institutionnelle.

LES PRINCIPAUX DÉFIS QUI VOUS ANIMERONT AVEC CE MANDAT

• Agir en tant qu'agente ou agent de changement pour améliorer les pratiques et les processus administratifs du Registrariat, en définissant les objectifs du secteur et en établissant de nouvelles règles et normes.
• Gérer l'élaboration, l'application et la mise en œuvre des processus liés aux opérations administratives du registrariat.
• Mettre en place et accompagner les changements au sein de l'équipe, en documentant et actualisant les procédures et outils de travail.
• Contribuer à l'amélioration continue des processus en collaboration avec les différents secteurs. Participer et collaborer à la conception et à la mise à jour des outils intersectoriels.
• Collaborer à l’exercice de programmation avec le vice-rectorat enseignement et recherche et l’équipe du registrariat.
• Participer à divers comités internes et représenter l’Université à divers comités externes.
• Assurer la mise en place et la gestion du SIS.
• Siéger au Sénat de l’Université de Hearst en tant que membre votant.
• Répondre aux demandes de la communauté universitaire concernant tous les aspects des activités du registrariat.
• Diriger l’équipe sous sa responsabilité et favoriser le développement de leurs compétences.
• Assurer le rôle de personne-ressource auprès de l’OUAC pour les questions académiques et les processus d’admission.
• Participer à l’élaboration de la stratégie académique de l’Université en apportant un expertise sur les tendances émergentes en éducation et en admission.
• Assurer une bonne coordination entre le registrariat, le bureau de l’international et le bureau du recrutement.
• Assurer le respect et le développement des politiques, des mesures administratives et des procédures nécessaires au bon fonctionnement du registrariat.

ADMISSIONS ET PARCOURS DU CORPS ÉTUDIANT

• Planifier, organiser et coordonner l'ensemble des activités liées à la gestion des admissions, réalisées par l’équipe, en veillant à offrir un service de qualité. 
• Planifier, organiser et coordonner les processus d’inscription de la clientèle active, réalisés par les conseillers et les conseillères aux études, en veillant à offrir un service de qualité.
• Assurer l'organisation, la coordination et la garantie de la qualité et de l'exactitude des processus liés à la gestion du dossier étudiant, depuis la demande d'admission et l'inscription annuelle aux cours jusqu'à l'attribution des notes finales et la diplomation.
• Veiller à la réception des notes finales dans les délais prescrits et à son traitement dans les dossiers étudiants.
• Voir à l’application des restrictions à la poursuite des études, lorsque requis (statut probatoire, renvoi) et veiller à l’intégrité des processus et au respect de la réglementation en lien avec les règlements des études.
• Veiller au respect et à l’application du règlement disciplinaire en matière d’intégrité intellectuelle.
• Veiller à la gestion des registres administratifs relatifs au registrariat (course master, listes de classe, formulaires d’inscription, notes finales).
• Superviser le processus de diplomation du corps étudiant, en assurant le respect des procédures établies et la vérification des exigences de chaque dossier.

GESTION DES ACTIVITÉS ACADÉMIQUES

• Élaborer et coordonner le calendrier universitaire veillant à sa conformité et à son bon déroulement.  
• Appuyer le vice-rectorat à l’enseignement et à la recherche à l’élaboration de la programmation et à l’établissement de l’horaire des cours.

BUREAU DE LA RECHERCHE INSTITUTIONNELLE

• Superviser la gestion des activités du Bureau de la recherche institutionnelle (BRI).

PROFIL DES QUALIFICATIONS

• Détenir un baccalauréat avec spécialisation (4 ans)
• Avoir à son acquis un minimum de 5 années d’expérience associées aux activités du poste.
• Avoir une facilité à s’adapter aux évolutions technologiques pertinentes pour le secteur.
• Posséder de fortes aptitudes informatiques et de gestion de systèmes de base de données informatisées.
• Démontrer une approche de travail collaborative et attitude positive, apte à comprendre rapidement la culture organisationnelle.
• Posséder de fortes aptitudes relationnelles, apte et ouverture à travailler sur des dossiers stratégiques comme opérationnels.
• Avoir une bonne maîtrise de la langue française et de la langue anglaise, à l’oral et à l’écrit.
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Capacité à naviguer dans les situations de stress générées par les responsabilités de gestion, en adoptant une attitude proactive et un leadership constructif.
• Capacité à gérer plusieurs opérations en parallèle, en faisant preuve d’autonomie et d’un sens élevé des responsabilités et d’engagement envers le respect des objectifs et des standards de qualité.

• Être polyvalent et flexible pour travailler dans un environnement dynamique et sujet au changement.

    

• Capacité à encadrer, orienter et soutenir une équipe de travail, en assurant un environnement productif et harmonieux.
• Avoir un excellent jugement et une capacité à gérer des situations délicates.
• Faire preuve de discrétion, de professionnalisme et respect de la confidentialité des données et des informations.
• Démontrer une rigueur, un souci du détail et une excellente capacité d’organisation dans la gestion des dossiers.

CONDITIONS DE TRAVAIL

ENVIRONNNEMENT DE TRAVAIL

Environnement standard de bureau; Subir régulièrement des interruptions ou distractions dans son travail; Capacité à respecter des délais contraignants; Déplacements entre campus et occasionnellement à l’extérieur de la région.

RÉMUNÉRATION

Salaire annuel de 120 000 $

LIEU DE TRAVAIL

Université de Hearst, campus de Hearst, de Kapuskasing ou de Timmins.  De plus, la candidate ou le candidat devra avoir la capacité de se déplacer entre les trois campus.

TYPE D’EMPLOI

Poste à plein temps permanent

ENTRÉE EN FONCTION

Octobre 2025

LES AVANTAGES DE TRAVAILLER À L'UNIVERSITÉ DE HEARST

• Organisation de taille humaine
• Environnement de travail qui valorise la diversité et l’inclusion
• Avantages sociaux compétitifs et 9% du salaire annuel à titre de contribution à la retraite
• Appartenance à une équipe motivée et engagée
• Droits de scolarité réduits pour les membres du personnel et les membres de leur famille immédiate
• Flexibilité dans son travail / conciliation vie personnelle et vie professionnelle
• Heures de travail réduites durant la période estivale.
• Possibilité de contribuer aux initiatives de l’établissement

PRÉSENTATION DE LA CANDIDATURE

Nous vous invitons à faire parvenir votre curriculum vitae et lettre de présentation en français, dans un seul document en format PDF, à rh-recrutement@uhearst.ca en indiquant le numéro du concours 2025-15 au plus tard le 10 septembre à midi.

L’Université de Hearst souscrit aux exigences légales en matière d’emploi et s'engage à promouvoir la diversité, l'égalité, l'équité et l'inclusion dans sa communauté et dans ses processus d’embauche. L’Université de Hearst encourage toutes les personnes qualifiées à postuler. Les candidates et les candidats qui nécessitent des mesures d’accommodement sont priés de l’indiquer en soumettant leur candidature. Les Canadiennes et Canadiens ainsi que les résidentes permanentes et résidents permanents ont préséance dans le processus d’embauche.

Nous ne communiquerons qu'avec les personnes dont la candidature sera retenue. Seuls les curriculum vitae et les lettres de présentation en français seront acceptés.